怎幺用 Gmail 收发企业网域邮件?思想科技让 Google 大神帮

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恰尔斯自己以前是 IT 部门的,有时真的很想请老闆直接找思想科技用 Google for Work 的企业应用解决方案,因为用公司内部的系统或 Email 真的觉得有点痛苦,很多时候还会直接跑到办公室外面试着用 Google 的服务去跟客户沟通(泪)

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我自己都跑去外面收 Gmail 了...怎幺用 Gmail 收发企业网域邮件?思想科技让 Google 大神帮 你公司养 IT 是干嘛?

毕竟全球已经有超过五百万家企业使用 Google Apps for Work 的企业解决方案,而且思想科技又是 Google 官方授权白金级(Premier)的经销商,老实说透过他们採用 Google for Work 的解决方案就一切搞定了,还可以帮公司开立发票呢!

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尤其有的时候因为一些内部机制和权限卡控的关係,常常会有系统当掉、挡信、部门沟通中断...等问题,养了 IT 部门却没办法好好提高工作效率,真的对公司不是一件很好的事(当然这也要看公司的决策啦!),其实我们可以把一些软体服务重担分给专业的 Google,便宜又好用啊!IT 人员可以专心的做资安维护、资料库建构、解决同仁软体问题、硬体组装或设计订下午茶系统(咦?)

让 IT 大大忙得不可开交,却又得不到大家的掌声,真的对公司不是一件很好的事...

怎幺用 Gmail 收发企业网域邮件?思想科技让 Google 大神帮老闆快让我们用 Google 的产品啦~

好啦!离题了,来聊聊如果公司换了 Google Apps for Work 会有什幺样的改变吧!

1. 有自己公司网域的 Gmail 才是王道

以前公司自己的 Email 有很多的限制,与其说是公司的管控,倒不如说是同仁的梦靥,信箱常常突然就爆了,而且人在外面谈案子,不能用手机看一下 mail,往往还要回公司打开电脑才有办法收信(泪)

以前

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现在

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可见老闆有了公司自家的 Gmail 就能尽情虐待员工了(误),Email 可以支援行动装置真的是件很有效率的事,而且 30GB 的大容量也可以避免信箱这幺快就塞爆。我觉得厉害的是这样的 Gmail 可以用自己公司的网域名称而非 @gmail.com ,有「企业邮件」的专业度,有的公司用外部免费信箱,不小心还会被误认为诈骗集团...

2. 在公司要混得好,绝对不能没有行事曆

有的时候公司部门自己会有个行事曆的小系统,或者各自用公司内部 Outlook 做相关记录,像是会议安排或产品出货排程,但这真的跟写在自己笔记本或布告栏差不多,有些重要的事不小心还是会被遗忘!也没有什幺提醒功能或协同设计...

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有了公司内部的 Google 日曆,真的会解救很多同仁,无论是预先安排会议或是紧密的产品排程,都能做到很好的时间安排,每一个行程都能在里面把细节交代清楚,不同人的工作也有不同的标示与提醒通知,让专案负责人能够即时掌握工作的生产排程,真的是很方便又能减少工作错误的发生。

3. 老闆的圣旨没人看到?

以前公司没有一个完整的协作平台时,有部分专案可能都是由某个 PM 对下面的人一个个交代、一个个联繫,有够没效率的!每次有要公布某些事情,往往都是一个人用 Email 同时转发给这些人,大家再一个个回覆,这个时候我们真的很需要一个内部的协作平台啊!

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其实如果好好运用 Google 的协作平台,工作相关的规则、消息、福利或是中午吃什幺(喂!)都可以这样直接公布,大家只要登入就可以看到!里面也可以存放不同时期的产品清单、交期记录、产品 Spec、参考文件...等,方便同仁们自行取用,还能让大家掌握工作的最新动态或专案最新进度,不用再到处问来问去啰!

4. 公司的云端硬碟好像只是文件仓库

公司内部的文件是不是常常一团乱呢?到 IT 做好的云端平台看看,好像只是一堆资料夹,另外里头又有很多不同时间的资料夹,存放着搞不清楚是谁的资料或档案,真的看起来只是另外一个大家存放的「硬碟」而已,没有好好的规划!

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其实公司内部如果好好运用 Google 的云端硬碟以及 Google 文件的话,像平常最难规划的年度简报,都可以好好利用这个工具,轻鬆找到过去每个时期的相关测试报告、产品规划、设计细节...等,团队的伙伴们也可以共同编辑并修改档案,甚至超快速就可以设计好一份精美的问卷,然后再后台整理一份完整的试算表,而且行动装置化的设计让我们到处都可以看,这些都是以前公司的「文件仓库」没办法做到的,

5. 拉近同事们的感情吧!

在公司其实常会透过即时通讯软体和不同地点的同事开会,或用 con-call 的八爪鱼机器在会议室讨论事情,用这招真的可以省下许多出差费用,大家用不着四处奔波,有的时候只是小小的问题,透过即时视讯会议就可以解决产品的问题了!只是这部份常常会花 IT 很多劳力解决技术上的问题...

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如果公司有了自己内部的 Google Hangouts 视讯,在开会和沟通方面真的能方便许多,相关会议或教育训练的影片还可以放在云端硬碟给内部同仁参考,这年头即时的决策真的能够加速公司的产品开发进度,节省很多沟通上的成本。

聊了这幺多 Google Apps 这套企业专用的应用程式,真的很想让公司也弄一套进来,一次整合 Gmail、Google 日曆、Google 文件、Hangouts 以及 Google 协作平台,大家可以看看 Google 自家的官方影片,就能了解怎幺利用 Google 让公司更进步啰!

在台湾要透过什幺管道来使用呢?其实可以找「思想科技」这间得到 Google 官方认证的 Google for Work Premier Partner(白金级经销商合作伙伴),还连续三年拿到这个殊荣呢!

怎幺用 Gmail 收发企业网域邮件?思想科技让 Google 大神帮找他们真的是很有保障!

恰尔斯自己也有亲自打电话过去询问相关使用方式以及合作细节,我觉得非常适合许多製造业或软体业,目前除台湾外,思想科技在香港、澳门、新加坡、马来西亚和中国大陆也设有服务据点,台湾目前也有好多家厂商採用,像是:晶华酒店、英业达集团、凤凰旅行社...等,思想科技有很好的专案建置及丰富的导入经验,大家也可以参考看看这个「企业适合使用 Google for Work 的理由」,相信会很有帮助的!

有兴趣的朋友可以到 思想科技 了解一下唷!
思想科技台湾分公司
电话:(02) 7709-7527

本文谢谢 思想科技 邀请撰写体验分享心得。

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